Sistema agiliza intercâmbio de documento entre órgãos públicos

Uma ferramenta de comunicação institucional distribuída pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ) possibilita a troca eletrônica de correspondências entre o Poder Judiciário e diversos órgãos, permitindo maior celeridade no trâmite de documentos e economia ao erário. O Malote Digital pode impedir, por exemplo, que presos permaneçam no sistema carcerário além do tempo devido. O magistrado responsável por acompanhar as prisões em determinada comarca pode ordenar, por meio digital, a liberação do preso que tenha direito à liberdade. O alvará de soltura pode ser acessado no computador, dispensando o trabalho do oficial de Justiça de apanhar o documento com o juiz e entregá-lo pessoalmente no presídio.
No sistema carcerário de Santa Catarina, o Malote Digital já integra as Varas de Execução Penal a cerca de 80% dos presídios e penitenciárias catarinenses, localizados em nove comarcas do estado. Além de alvarás de soltura, documentos de natureza administrativa também podem ser enviados entre juízes e diretores de unidades prisionais. “Quando um juiz precisa solicitar uma informação sobre um preso, por exemplo, utiliza o Malote Digital, que também é usado para enviar ao magistrado um parecer da direção da prisão sobre o comportamento do detento”, afirma o chefe da Divisão de Gestão do Conhecimento da Diretoria de Tecnologia da Informação, Sérgio Weber.

O Malote Digital integra o TJSC e o sistema carcerário do estado desde 2013. O sistema do CNJ é a comunicação oficial entre o Poder Judiciário e os 583 cartórios extrajudiciais espalhados por Santa Catarina. A comunicação em tempo real beneficia também o mercado imobiliário. “Numa venda de imóvel feita com procuração, por exemplo, a confirmação de validade do documento é feita via Malote Digital”, afirma o servidor da Corregedoria-Geral da Justiça de Santa Catarina, Fernando Ferreira. O sistema viabilizou o envio de 53.367 documentos entre Justiça e órgãos de fora do Judiciário só nos últimos 12 meses. 
Maior alcance – Em operação nos 91 tribunais, além do Conselho da Justiça Federal (CJF) e do próprio CNJ, o Malote Digital vem sendo ampliado para integrar o Judiciário e outros órgãos do Poder Público. Em Minas Gerais, por exemplo, cartórios e órgãos da Segurança Pública já se comunicam com o Tribunal de Justiça do Estado (TJMG) pelo Malote Digital. O Instituto de Identificação da Polícia Civil e o Departamento de Trânsito do estado (Detran-MG) estudam adotar o mesmo sistema. Um grupo de trabalho criado pelo Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios (TJDFT) deve entregar até julho proposta de regulamentação para estender o uso do Malote Digital aos cartórios. 
O Tribunal de Justiça do Estado de Alagoas (TJAL) também prepara a expansão do sistema para passar a abranger a Universidade Federal de Alagoas e as Polícias Civil e Militar, entre outros órgãos do Executivo local. As novas adesões ao sistema devem minimizar o déficit de oficiais de Justiça na capital ao reduzir em 18% o número de documentos físicos que eles têm de entregar, segundo estimativa do coordenador da Central de Mandados de Maceió, Gustavo Luiz Francisco de Macêdo. “A capital tem população de um milhão de habitantes e somos apenas 82 oficiais de Justiça a entregar 8 mil documentos por mês, em média. Atualmente somos forçados a priorizar a entrega de documentos mais urgentes, mas todas as partes querem a celeridade da tramitação de seus processos”, explica Macêdo.
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